Bewaartermijn van het papieren dossier
2 december 2019
Vraag nummer: 59393
Dag meneer van der Putten.
Wij hebben een zelfstandig Crematorium in Hardenberg. Mijn vraag gaat over het bewaartermijn van het papieren dossier.
Wij verwerken nl. alle gegevens (rondom uitvaart en adbestemming) van de overledenen en diens aanvrager in een digitaal programma van DeventIT (Cibis), in the cloud.
Na de uitvaart scannen we alle documenten en slaan deze op, op de harde schijf. Te denken valt aan een getekend aanvraag, verlof, kistendocument etc.
Nu mijn vraag: hoe lang moeten wij de papieren documenten fysiek bewaren (omdat we ze ook digitaal hebben gemaakt).
In de Wet op de L. kan ik hier niet meteen iets vinden. Of kijk ik er overheen?
Antwoord:
Geachte mevrouw,
Dit type vragen is niet het soort onderwerp dat de Wet op de lijkbezorging regelt. U bent bijvoorbeeld verplicht om een boekhouding te voeren voor de Belastingdienst; dat heeft (ook) niets te maken met de Wet op de lijkbezorging.
Ik maak u waarschijnlijk blij: er is geen verplichting om een papieren dossier te hebben.
Maar de redenering moet eigenlijk anders zijn, namelijk zijn er documenten die later nog een bepaalde waarde (moeten) hebben, vooral in de vorm van bewijskracht.
Bij een begraafplaats worden overeenkomsten aangegaan voor grafrechten voor 20 jaar; dan moet je het papier van die overeenkomst ook 20 jaar bewaren. Als uw crematorium bijvoorbeeld nissen in een columbarium verhuurt voor 5 jaar, moet u de overeenkomsten daarover ook 5 jaar fysiek bewaren. Na die 5 jaar kunt u een scan bewaren. (Ik zou trouwens al eerder een scan maken, voor het geval door brand of een andere calamiteit de originele documenten verloren gaan. Maar dat is dan als noodoplossing, niet als gangbare werkwijze).
Bij een crematorium worden overeenkomsten aangegaan, die deels binnen een week worden afgehandeld (de opdracht tot crematie) en de asbestemming zal na een maand tot misschien een jaar worden afgehandeld. Zolang een contract nog niet is afgehandeld, moet u het origineel bewaren, om in geval van problemen als origineel bewijs te kunnen dienen. Daar is een overeenkomst voor: bewijs van een afspraak.
Nadat de overeenkomst is afgewikkeld of uitgevoerd, kan het originele stuk worden gearchiveerd. Dan komen we bij uw eigenlijke vraag, denk ik: moeten we originele papieren archiveren? Nee, dat hoeft niet. Tenminste niet op grond van de wetgeving voor lijkbezorging. Misschien dat een accountant of de belastingdienst er anders over denkt ten aanzien van bepaalde documenten, bijvoorbeeld de origineel getekende jaarstukken van het bedrijf.
Er zijn gegevens die een crematorium tot aan het einde der tijden moet bewaren, namelijk het register van artikel 50 Wlb en de daar bedoelde algemene maatregel van bestuur, waarin nadere regels zijn gesteld omtrent de gegevens die in het register worden vastgelegd. Die algemene maatregel van bestuur is het Besluit op de lijkbezorging (niet de Wet, dus) en artikel 10 Blb bevat een lijstje van gegevens.
Maar er zijn geen voorschriften hoe die gegevens in het register bewaard moeten worden. Dat kan een digitaal register zijn.
Als u meer praktische vragen hebt, schroom niet die te stellen. Ik ben van plan om in 2020 een workshop te gaan organiseren voor beheerders en medewerkers van crematoria, zoals ik dat ook al jaren voor beheerders van begraafplaatsen doe. Dan is het fijn om veel voorbeelden te hebben van onderwerpen waar men vragen over heeft.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
TIP
Laat nabestaanden niet onnodig zoeken naar oude polissen. Registreer of u een uitvaartverzekering hebt op Uitvaartverzekeringsregister.nl
Ook verstandig om in te vullen als u GEEN verzekering hebt.
TIP
Vergelijk snel en eenvoudig offertes van uitvaartondernemers via de site Uitvaartoffertes.nl
TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages - kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden (klik hier).
Zoals: Wie is verantwoordelijk voor de kosten van de uitvaart?
TIP
Melden van overlijden. Landelijk gratis meldnummer overlijden: 0800-783 73 43.
TIP
Regel hier uw begrafenis of crematie.
TIP
www.urnenwinkel.nl. De mooiste collectie urnen voor de beste prijs.
