Moeten we het Verlof tot begraving bewaren?

4 maart 2004

Vraag nummer: 2941  (oude nummer: 4080)

Hoe lang moet het formulier "Verlof tot begraving"
bewaard worden?

Deze formulieren worden verstrekt door de gemeente waarin de overledene begraven wordt.

Wij als kerkbestuur ontvangen deze formulieren steeds van de begrafenisondernemer.

Ik hoop dat u mijn vraag kunt beantwoorden.

Groeten,
J. Thewissen, lid kerkbestuur St. Jozefparochie Oost-Maarland.

Antwoord:

Geachte heer Thewissen,

Natuurlijk kan ik uw vraag beantwoorden. Want het is een makkelijke vraag. Voor mij althans.
Het verlof tot begraving hoeft niet bewaard te worden.

Bij een begrafenis dienen door een vertegenwoordiger van uw bestuur, bijvoorbeeld de beheerder (m/v) van de begraafplaats, 2 dingen te worden gecontroleerd. Dat zijn:
1) dat door de gemeente het verlof voor deze begrafenis is afgegeven en
2) dat bij de kist een document is meegeleverd waar de persoonsgegevens van de overledene op staan (en op dat document staat een nummer dat ook op de kist staat).
Als dat bij de controle klopt, dan hebben deze formulieren op dat moment hun dienst bewezen en kunnen ze worden weggegooid. De vertegenwoordiger van uw bestuur kan op dat moment in het register van de begraafplaats aantekenen wie is begraven, en waar.

Ook al hoeft het verlof niet bewaard te worden, ik zou het persoonlijk wel doen als ik de administratie van een begraafplaats deed. Het is een formeel document van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de juiste gegevens qua naam, alle voornamen voluit en geboorte- en sterfdata op staan. Het kan bij twijfel aan de juiste data en voornamen van een overledene bijvoorbeeld, nog eens geraadpleegd worden. Maar het is een kwestie van afweging. Als er een parochiekantoor(tje) met genoeg ruimte is, zou ik zulke papieren bewaren. Maar als een bestuurslid de administratie thuis moet doen en bewaren, wordt dit soort dingen al snel ballast. Soms wel leuk, maar niet per se nodig, dus dan kunnen ze eerder weg.

Wat géén functie of nut heeft om te bewaren zijn de documenten met het nummer die met de kist mee komen. De kist is immers de grond in, dus kan men later niet meer controleren of het nummer van document en kist overeenstemmen. Het document is niet van de gemeente en bevat een grotere kans op fouten in spelling van de naam van de overledene e.d.

Met vriendelijke groet,

mr W.G.H.M. van der Putten