Ik ben overal aan het zoeken of wij als bestuur van de Stichting R.K. Begraafplaats Sint Jan de Doper te Keijenborg iets moeten doen in verband met de AVG. Ik heb iets gelezen over ontheffing voor begraafplaatsen, maar ik kan het juiste antwoord nog niet vinden. Kunt u ons uitkomst bieden?
Antwoord:
Geachte heer,
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die eind deze maand, 25 mei 2018 om precies te zijn, in werking treedt, richt zich op de uitwisseling van persoonsgegevens. Bijzondere begraafplaatsen wisselen in de regel geen gegevens uit met andere instellingen. U krijgt uw gegevens van de rechthebbenden zelf of van nabestaanden (eventueel via een uitvaartonderneming) en u gebruikt die gegevens voor uzelf. Hooguit geeft u andere nabestaanden informatie over een graf en wie er in ligt of liggen. Dat is niet het soort gegevens en uitwisseling waar de AVG voor bedoeld is. Daar - de uitwisseling - hoeft u dus geen maatregelen voor te treffen.
Ik hoor en lees wel eens dat de administrateur van een begraafplaats weigert om gegevens aan familieleden te verstrekken, over de huidige of vorige rechthebbende(n) en over wie er begraven zijn, met een vaag beroep op 'de privacywetgeving', maar dat is klinkklare onzin. De AVG en voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens verbieden niet dat men informatie verstrekt aan belanghebbenden.
De AVG omvat in het algemeen het gebod om voorzichtig met gegevens om te gaan. Om de computer waar die gegevens in zitten niet op een plek te zetten waar iedereen er in kan kijken of de gegevens onbevoegd kan veranderen. Het is ook niet verboden om de administratie in een kaartenbakje of een schriftje te hebben. Voor eenvoudige administraties is dat makkelijker en sneller dan in een computer, die eerst 10 minuten moet opstarten. Het is alleen zo dat ook een papieren administratie in een kast moet liggen, waar niet iedereen uit nieuwsgierigheid in kan bladeren.
Uw stichting heeft waarschijnlijk geen kantoor. Iemand zal de administratie thuis voeren, schat ik in. Dan is dit al bijna per definitie al opgelost.
Het is belangrijk om zorgvuldig met gegevens om te gaan en die te behoeden voor rampen en misbruik. Zorg dat u van computerbestanden vaak een kopie maakt en eigenlijk ook van papieren administraties, dat er regelmatig een kopie of scan wordt gemaakt. Het is ook verstandig om een kopie (op een USB-stick of een stapeltje fotokopieën) op een ander adres te bewaren, zodat ze bij brand of inbraak toch behouden blijven.
Een rechthebbende, gebruiker of andere geadministreerde persoon heeft het recht om te weten welke gegevens uw stichting van hem of haar heeft. Dat moet u desgevraagd dus vertellen. Men heeft er ook recht op op foutieve gegevens te laten corrigeren of te laten actualiseren. Dat spreekt allemaal voor zich, denk ik.
Kortom, er is helemaal niet zo veel aan de hand. Met gezond verstand komt u een heel eind. Laat niet iedereen aan uw administratie zitten en zorg voor kopieën en veiligheid, daar komt het eigenlijk op neer.
Belangrijk om te weten is ook dat nu niet alle gegevens 'geheim' zijn, integendeel. Vertel iedereen met een redelijk belang, zoals een erfgenaam of vanwege familiegeschiedenis en genealogie, wat hij of zij over een graf wil weten. Geen probleem.
Dit is even uit de losse pols waar het in hoofdlijnen op neer komt. Het is allemaal tamelijk eenvoudig en logisch. De wet is er vooral voor grote instellingen zoals zorgverzekeraars, ziekenhuizen en banken e.d., die wel meer privacygevoelige informatie hebben en behandelen en er voor moeten zorgen dat die beschermd wordt.
Meer informatie over dit onderwerp kunt u vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als u specifieke vragen hebt kunt u zich ook wenden tot de consulenten van de Landelijke Organisatie van Begraafplaatsen (LOB). Als u nog geen lid bent, adviseer ik u om het te worden. Voor dit soort vragen en om het blad De Begraafplaats te kunnen ontvangen.
Terzijde: een tijdje geleden keek ik op de website van uw begraafplaats. Mijn complimenten! Het is een goed voorbeeld hoe een site voor een dorpsbegraafplaats er uit kan zien, met de juiste informatie. Aan te bevelen voor anderen.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
TIP
Laat nabestaanden niet onnodig zoeken naar oude polissen. Registreer of u een uitvaartverzekering hebt op Uitvaartverzekeringsregister.nl
Ook verstandig om in te vullen als u GEEN verzekering hebt.
TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages - kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden (klik hier).
Zoals: Wie is verantwoordelijk voor de kosten van de uitvaart?
Spelregels
