Uitvaartondernemer wil kosten ritueelbegeleiding niet betalen

26 augustus 2011

Vraag nummer: 25776

Geachte mr. Van der Putten,

Ik werk als zelfstandig Ritueelbegeleider, een eenmanszaak. De afgelopen jaren ben ik door uitvaartondernemingen en particulieren gevraagd om ondersteuning bij bijvoorbeeld een afscheidsdienst voor een overledene te verlenen.

Al vaak heb ik, tot volle tevredenheid, voor een en dezelfde uitvaartonderneming mijn diensten verleend. De uitvaartverzorger oppert zo nodig deze mogelijkheid van ondersteuning bij zijn bezoek aan de nabestaanden bij een overlijden en als zij dat ook wensen, ga ik daar op bezoek voor een 1e gesprek.

Tijdens zo'n 1e gesprek vraag ik of ik het gesprek mag opnemen op een voicerecorder, om daar later gebruik van te maken bij bijvoorbeeld het schrijven van teksten.. Tot nu toe is dat altijd toegestaan. Ook geef ik informatie d.m.v. een info pakket over, waarbij ik mogelijk zou kunnen ondersteunen en een prijsopgave. Dan vraag ik de nabestaanden (opdrachtgever volgens de papieren van de uitvaartonderneming) om in tweevoud een opdrachtformulier te ondertekenen voor akkoord, als zij met mij zaken willen doen. Dit doe ik omdat ik de nabestaanden wil laten weten wat mijn honorarium bedraagt. Zodat zij niet opeens, naderhand, voor onvoorziene kosten komen te staan. Mocht het zo zijn dat men hier toch geen gebruik van wil maken, dan is dat hun keuze en respecteer ik dat vanzelfsprekend.

Nu heb ik begin deze maand een verzoek gekregen van de uitvaartonderneming om op zeer korte termijn, mijn diensten aan te bieden bij nabestaanden. Dit was op een woensdagmiddag om 14.00 uur dat me dat werd gevraagd. De uitvaartdienst zou vrijdag om 12.00 uur plaatsvinden. Dus zeer weinig tijd nog. 's Middags heb ik de nabestaanden gebeld met de vraag of zij mij konden ontvangen voor een 1e gesprek. Het liefst nog de zelfde dag. Omdat niet veel later 'het laatste afscheid' zou plaatsvinden bij de overledene thuis ( de overledene lag daar opgebaard thuis), beloofde men mij z.s.m. terug te bellen. Eerst het afscheid, dan wat eten en dan - als dat nog kon - zou ik worden uitgenodigd. En zo geschiedde het ook.

Om 21.00 uur die dag, werd ik gebeld en gevraagd alsnog op bezoek te komen. Ik kwam daar om 21.30 aan en tot 00.30 uur ben ik daar gebleven in goed overleg. Een 'orde van dienst' werd doorgesproken omdat dit de volgende dag om 12.00 uur in het crematorium moest zijn, samen met de nog nader te bepalen muziekkeuze. De geluidsopname bevestigd dit ook.
Verder werd er een bestelling gedaan voor een aantal bijzondere kandelabers, die ik elders moest zien te organiseren en voorschieten. Kosten ruim 150 euro.
Ook werden de papieren voor akkoord voor de opdracht getekend en nam ik kaarsen mee voor tijdens de uitvaartplechtigheid die gebruikt zouden worden. Deze kaarsen waren ook al eerder gebruikt voor een dierbare van de nabestaanden en om zeker te zijn dat zij niet vergeten zouden worden en de nabestaanden te ontlasten, heb ik deze alvast meegenomen. Ik heb toegezegd dat de volgende dag (donderdag) zij om 20.00 uur een uitgewerkte afscheidsdienst, wat de sprekers en teksten betreft, zou sturen ter inzage. Deze tekst kan altijd nog aanpassing behoeven en dat kan in principe tot een uur voor dat de dienst zal plaatsvinden. Het gaat er tenslotte om dat de nabestaanden een goed gevoel hierover hebben.

Er werd hartelijk afscheid genomen en ik probeerde hen gezien de korte voorbereidingstijd gerust te stellen door te zeggen dat ik vol vertrouwen alles tegemoet zag en dat ik mijn uiterste best zou doen, samen met hen, om er een mooi en waardig afscheid van te maken.

Thuisgekomen heb ik de 'orde van dienst' per e-mail naar de nabestaanden gestuurd. Wat ook was afgesproken ondanks het late uur. Zij zouden zelf dan de juiste volgorde en keuze van muziek invullen.
Verder heb ik de uitvaartverzorger d.m.v. een mail geïnformeerd over hoe het gesprek was verlopen en hem gevraagd om de orde van dienst met de cd's af te willen geven bij het crematorium, zoals we al hadden afgesproken eerder.

Ik ben nog even begonnen aan een opzet van de tekst voor de dienst en aan mijn tijdstip te zien van de laatste e-mail was het toen al 02.00 uur. Zeg dat ik om half 3 's nachts mijn bed in dook.

Om 14.00 uur die donderdagmiddag werd ik door de uitvaatverzorger gebeld met de mededeling dat de nabestaanden toch van mijn dienstverlening afzagen. Reden: Er zou geen click geweest zijn....?
Ik was hevig verbaasd. Gezien het voorgaande zoals is omschreven.
Toch heb ik dat feit gewoon te accepteren. Nabestaanden zijn emotioneel in een andere staat dan normaal gesproken terecht gekomen en wie ben ik om daar een oordeel over te vellen.
De uitvaartondernemer zou de verdere organisatie van zaken overnemen. Ofschoon hij eerder had aangegeven dat dat boven zijn kunnen was. Hij heeft dezelfde dag na annulering 's avonds nog de kandelabers en kaarsen van de nabestaanden bij mij thuis opgehaald.

Ik bleef met een naar gevoel over dit gebeuren zitten. Daarom heb ik per mail aan de uitvaartverzorger gevraagd om met mij in een persoonlijk gesprek wat zaken te willen toelichten. Dat werd de week daarop, op dinsdag, mogelijk gemaakt. Ik heb lang getwijfeld of ik en hoe ik mijn declaratie zou toelichten. Een declaratie voor gedane arbeid en aankopen en reiskosten.
Iets waar de nabestaanden voor akkoord hadden getekend.

De werkwijze van declareren is voor mij altijd op verzoek van de uitvaartverzorgers aan de uitvaart onderneming gestuurd, waarna dit in de totale rekening voor de opdrachtgever werd meegenomen. De uitvaartonderneming maakte het bedrag dan na 30 dagen over op mijn rekening.

Een keer eerder werd een opdracht door nabestaanden, een uur na ondertekening en akkoord, alsnog geannuleerd.
Toen heb ik uit piëteit, de nabestaanden geen rekening durven sturen.
Dat werd mij door de uitvaartverzorger toen ook dringend geadviseerd om de onderlinge verhoudingen niet te doen verslechteren met de onderneming.
Dit voelde voor mij als ‘bedreigend’. Wel of geen opdrachten dan meer…?

Dit keer echter, omdat ik behoorlijk wat tijd en moeite en kilometers had gereden, meen ik dat een vergoeding wel redelijk en op zijn plaats is.

Een week na het evaluatiegesprek met de uitvaartverzorger belde deze mij op met de mededeling dat mijn declaratie niet zou worden uitbetaald. Het was intern besproken en ja... jammer dan... dat is het risico van het ondernemerschap!
Dat maakten zij ook wel eens mee.
Het stond mij vrij om nu zelf een nota aan de nabestaanden (die ik natuurlijk helemaal niet meer heb gesproken om hen niet te ontrieven) te sturen.

Ik was zo overdonderd, dat ik om wat tijd vroeg om hier rustig over na te denken.
Wie is nu mijn opdrachtgever?
De uitvaartverzorger heeft mij, na het allereerste contact met hem een opdracht voor het gesprek met de nabestaanden per e-mail gestuurd.
Ook in een mail voorafgaande aan het evaluatiegesprek wat ik met hem zou voeren schreef hij: "Graag verneem ik dan ook van je hoe je je dienstverlening gecompenseerd wilt hebben".
Alle diensten die ik voor deze uitvaartonderneming heb geleid en naar volle tevredenheid van de nabestaanden zijn verlopen, heb ik mijn factuur naar de uitvaartonderneming gestuurd en ben ik betaald. Nu zou ik dus opeens mijn factuur naar de nabestaanden moeten sturen om mijn diensten die ik heb verleend, betaald te krijgen?
Of is de uitvaartondernemer mijn opdrachtgever en mag ik daarom ervan uitgaan dat ook zij mijn factuur dienen te betalen zoals alle keren daarvoor ook is gebeurd?

Ik zit met deze kwestie behoorlijk in mijn maag.
Wat over blijft is dit: Ik heb een getekend opdrachtformulier van de nabestaanden. Verder een geluidsopname van 3 uur waar niet uit blijkt dat zij niet tevreden of iets anders zouden zijn. Verder een sms bericht van de nabestaanden met de vermelding van hun mailadres, verstuurd net na mijn bezoek aan hen. De e-mailwisseling tussen de uitvaartondernemer en mij. En de mondelinge annulering van de uitvaartverzorger namens de nabestaanden.

Ik wil niet ontkennen dat de verdienste, ook voor mij als kleine ondernemer, in deze huidige tijd, net zo goed belangrijk is.

Kunt u me raden wat ik (nog) zou kunnen doen?

Wat is zakelijk gezien gebruikelijk?

Vriendelijke groeten,
XX

Antwoord:

Geachte mevrouw,

Deze adviesrubriek gaat over de regels voor begraven en cremeren. Uw probleem is gewoon civiel recht.
Dus eigenlijk moet u iemand als mij geen advies vragen. Maar een gewone advocaat of het Juridisch Loket.

Ik wil toch wel wat opmerkingen maken.

Als u een getekende opdracht hebt van een van de nabestaanden, dan lijkt het mij logisch dat u die persoon uw rekenig stuurt. Ik vind het ook een merkwaardig en onwenselijk gebruik in de uitvaartbranche dat rekeningen vaak via de uitvaartonderneming lopen.
Juridisch slaat het in elk geval helemaal nergens op.

Ik zou, als ik u was, gewoon rekeningen sturen naar de nabestaanden die opdracht gaven. Dat een uitvaartondernemer weigert om te betalen, daar hebt u niets mee te maken. Hij is geen opdrachtgever van u.
Ook zou ik geen telefonische 'afzegging' van de uitvaartondernemer accepteren. Hij is niet uw opdrachtgever. Ik zou als ik u was geweest, de familie gebeld en gevraagd hebben of het klopt en waarom.
Misschien was wel de reden dat men bij nader inzien toch tegen de kosten aanhikte, maar dat zelf niet durfde te vertellen. Dat is jammer, maar men heeft door u aan het werk te zetten wel kosten gemaakt.

U hebt een getekende opdracht, dus u kunt in dit geval gewoon een rekening sturen. Als die niet betaald wordt, kunt u een incassobureau inschakelen.

Als u goede algemene voorwaarden hebt, die u ook altijd bij het eerste gesprek moet afgeven, als de opdracht getekend wordt, zijn de kosten van een incasso volledig (!) voor rekening van de opdrachtgever. Als u dat niet in algemene voorwaarden hebt staan, kunt u wel proberen om die extra kosten ook te laten innen, maar is het niet afdwingbaar als de zaak onverhoopt voor de kantonrechter zou moeten komen.

U moet in uw opdracht en/of in uw algemene voorwaarden ook hebben staan dat als een opdracht halverwege wordt ingetrokken, men toch kosten verschuldigd is voor de tot het moment van opzeggen van de overeenkomst besteedde tijd. En voor reiskosten en eventuele andere kosten.

Goede algemene voorwaarden zijn heel belangrijk, naast een duidelijke overeenkomst.

Ik zou dus zeker gewoon rekeningen versturen en mij van de weigering van de uitvaartonderneming niets aantrekken.

Met vriendelijke groet,

mr W.G.H.M. van der Putten

TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages - kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden (klik hier).

Zoals: Wie is verantwoordelijk voor de kosten van de uitvaart?