Begraafplaatsadministratie i.r.t. Archiefwetgeving
20 maart 2020
Vraag nummer: 60316
Welke wettelijke eisen worden er aan een gemeente gesteld in het kader van het digitaal archiveren van de begraafplaatsadministratie?
Een gemeente heeft een prima pakket voor de begraafplaatsadministratie, maar nu wordt er gesteld dat het overgezet moet worden in een ander pakket (een volwaardig, gecertificeerd archiefsysteem) om te kunnen voldoen aan de archiefwetgeving.
Zijn er voor gemeenten, buiten hetgeen in de Wet op de Lijkbezorging staat, aanvullende regels en/of verplichtingen voor het digitaal archiveren van de begraafplaatsadministratie ?
mvg.
Cor Poortman
Antwoord:
Geachte heer,
Op deze vraag kan ik u helaas geen antwoord geven. Ik heb geen verstand (meer) van de archiefwetgeving, zeker in relatie tot digitale archivering. Ik heb vroeger weliswaar bij gemeenten gewerkt, o.a. als hoofd Interne Zaken en Archief, maar dat is te lang geleden om nu nog iets zinnigs te kunnen zeggen.
Als ik u was zou ik uw vraag voorleggen aan de LOB.
Op grond van de Wet op de lijkbezorging moeten de gegevens over wie of wiens asbus waar begraven is (geweest) op begraafplaatsen in principe tot in de eeuwigheid worden bewaard. Idem moet door crematoria worden bijgehouden wie daar gecremeerd is en welke bestemming aan de as is gegeven.
Gemeenten moeten niet alleen bijhouden wat op en in hun eigen begraafplaatsen en crematoria gebeurde, maar moeten te zijner tijd ook archiveren wat gebeurd is op bijzondere begraafplaatsen en niet-gemeentelijke crematoria die zijn opgeheven.
Datzelfde geldt voor de in artikel 10 van het Besluit op de lijkbezorging genoemde gegevens over de bestemming van de as.
Wat een gemeente moet bewaren is niet alleen digitaal. Wie in het verleden wanneer waar begraven is, staat in begraafboeken en in kaartenbakken, waar - zo heb ik helaas de indruk - soms toch erg onachtzaam mee wordt omgegaan.
Behalve de gegevens over wie waar begraven of gecremeerd is, zijn er natuurlijk ook gegevens over grafrechten en rechthebbenden. Op zulke gegevens moet men ook erg zuinig zijn. Het is soms nog heel relevant wie 60 jaar geleden een grafrecht overgeschreven heeft gekregen en daar nu begraven wil worden.
Ik heb de indruk dat vanuit een verkeerd idee van privacy - misschien is dat soms een goede smoes voor gemakzucht of een verkeerde zuinigheid - soms nog relevante en nuttige gegevens worden vernietigd.
Ik wil graag uitroepen: beheerders, bewaar uw administratie! Zowel bij gemeentelijke maar zeker ook bij kerkelijke en andere bijzondere begraafplaatsen.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
