8 augustus 2003
Vraag nummer: 2387 (oude nummer: 2898)
Omdat we een nieuw grafadministratiesysteem krijgen zijn we bezig alle gegevens van rechthebbende te controleren. Van veel rechthebbende buiten onze gemeente zijn nooit de adreswijzigingen aan ons doorgegeven. We hebben nu brieven verstuurd naar de bij ons bekende adressen gericht aan de bewoners van het pand. Indien de rechthebbende er nog woonde was de brief voor hem/haar. Indien de rechthebbende er niet meer woonde hebben we de nieuwe bewoner gevraagd of het "nieuwe" adres van de rh bekend is. In veel gevallen is dit niet bekend. We kunnen nu kiezen of we gemeentes gaan aanschrijven met het "risico" dat de rh. een aantal malen verhuisd is en dus meerdere gemeentes moeten gaan aanschrijven of dat we op het graf een bordje plaatsen met het verzoek contact met ons op te nemen. In principe zijn de rechthebbende er volgens ons zelf verantwoordelijk voor dat wij de juiste gegevens hebben, maar moeten wij ook kunnen aantonen dat we getracht hebben de rechthebbende te achterhalen. Mijn vraag aan u is nu: wanneer hebben wij voldoende gedaan om de rh te achterhalen.
Antwoord:
Geachte mevrouw,
U noemt de dingen al die u moet doen: aanschrijven en als het adres onbekend is of onjuist blijkt, een bordje bij het graf plaatsen en een lijstje met oproepen in het mededelingenkastje ophangen, als dat aanwezig is.
Het algemene advies is om een bordje tenminste een jaar te laten staan. Het kan zijn dat als de rechthebbende zelf niet op de begraafplaats komt, andere familieleden het zien en actie ondernemen.
Uw vraag is eigenlijk: als wij gemeenten aanschrijven en de rechthebbende blijkt telkens verder verhuisd te zijn, hoe ver moeten we dan gaan? Ik denk: ver. Zover, totdat u het actuele adres hebt. Ook al zou u daar bijvoorbeeld 5 gemeenten voor moeten aanschrijven. En als u het adres hebt en iemand reageert niet, dan een aangetekende herinnering sturen. Men moet echt alles doen om er voor te zorgen dat de juiste persoon het bericht in handen krijgt.
Enerzijds klopt het wel dat de rechthebbende zelf ook een verantwoordelijkheid heeft om er voor te zorgen dat zijn adres bekend is, maar de meeste mensen zijn zich dat niet bewust. Ten eerste heeft het (vroeger) vaak niet in verordeningen gestaan en is het mensen bij de uitgifte van een graf niet medegedeeld dat ze adreswijzigingen moeten doorgeven. Ten tweede leven veel mensen in de veronderstelling dat als ze verhuizen en aangifte daanvan doen bij de gemeente, het dan vanzelf in orde komt. Gemeenten geven het toch onderling door en ze moeten er intern toch voor zorgen dat het gegeven verspreid wordt over de juiste afdelingen? Zo zullen veel mensen redeneren, vaak te goeder trouw. Men realiseert zich niet dat de begraafplaatsadministratie niet automatisch aan het bevolkingsregister gekoppeld is. Juist als het een gemeentelijke begraafplaats is, is men minder geneigd om een adreswijziging te sturen, dan wanneer het om een kerkelijke begraafplaats gaat. Daarom moet ook de inspanning van gemeenten om die mensen weer op te sporen wat groter zijn. En dat is voor een gemeente ook wat makkelijker dan voor een kerkelijke begraafplaats, want er zijn nog gemeenten die kerkelijke begraafplaatsen weigeren om gegevens uit het bevolkingsregister te verstrekken. Dat leidt dan soms tot overleg en soms te bezwaarschriften, waarbij de kerkelijke begraafplaats alsnog de gegevens krijgt, maar soepel gaat het niet altijd.
Inderdaad is het nodig om de correspondentie en dergelijke waaruit blijkt dat de nodige moeite is gedaan om de rechthebbende op te sporen, te bewaren. Ik zou het zelfs enkele tientallen jaren bewaren, want mensen of hun nabestaanden kunnen soms pas na hele lange termijnen op dit soort zaken terug komen. En dan kan de gemeente wel stellen allerhande moeite te hebben gedaan, maar beter is het om het met afschriften van brieven aan te kunnen tonen. Dat geldt natuurlijk ook voor het geval dat er rechtszaken van komen. Dat komt niet zo vaak voor, maar toch wel met enige regelmaat. En met het kunnen overleggen van stukken aan de advocaat van een rechthebbende of nabestaande kunnen natuurlijk ook rechtszaken worden voorkomen.
Kortom: de gemeente moet alles doen wat mogelijk is en daar voor lange tijd een dossier van bewaren. Langer dan wat de normale normen zijn voor het bewaren van correspondentie in het gemeentelijk archief.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
Spelregels
