Gemaakte onkosten notaris te hoog
4 december 2002
Vraag nummer: 1842 (oude nummer: 2214)
Wed, 4 Dec 2002 01:11
Geachte heer Van der Putten,
In oktober 1999 is mijn verre oom overleden. Mijn opa en oma (directe erfgename) hebben destijds het gehele administratieve en logistieke proces op zich genomen. Zo hebben zij met toestemming van de notaris de woning van mijn oom laten ontruimen en hebben zij eveneens een grafsteen geplaatst.
Onlangs is echter gebleken dat de notariskosten de aanzienlijke erfenis overstijgen. Dit zou o.a. te maken hebben met het onderzoek naar het grote aantal erfgenamen.
De notaris heeft dan ook aan mijn opa en oma geadviseerd om afstand te doen van deze erfenis. Dit hebben zij dan ook inmiddels gedaan door middel van beneficiair aanvaarden.
De notaris weigert nu echter om de kosten van een geplaatste grafsteen op te nemen in het overzicht van baten en lasten. Indien de notaris deze gemaakte kosten niet opneemt in het 'lasten', moeten mijn opa en oma deze kosten uit eigen zak betalen. Zij hebben deze kosten destijds voorgeschoten!
Gezien de eerder gelezen spelregels heb ik hier een aantal specifiek gerichte vragen over:
1) Is het normaal dat een dergelijk notarieel onderzoek naar andere erfgenamen 3 jaar(!) in beslag neemt?
2) Naar ik mag aannemen heeft de behandeld notaris goed gehandeld. Valt dit echter nog te controleren?
3) Heeft het beneficiair aanvaarden van deze erfenis consequenties gehad voor de gemaakte kosten zoals de geplaatste grafsteen? M.a.w.: indien een erfgenaam, met toestemming van de notaris, een grafsteen plaatst, worden deze gemaakte kosten dan normaliter bij de 'lasten' opgenomen?
4) Op 2 september jl. hebben mijn opa en oma getekend voor het beneficiair aanvaarden van de erfenis. Zou er op dit moment nog 'actie' ondernomen kunnen worden tegen deze aanvaarding? Ik denk dan met name aan de, met toestemming van de notaris, gemaakte kosten.
Ik realiseer mij nu dat de hoeveelheid vragen meer tijd van u zal vergen dan normaal. Ik zou u echter vriendelijk willen verzoeken mijn vragen te willen beantwoorden daar uw antwoorden mijn familie op de juiste weg zou kunnen helpen.
Bij voorbaat dank ik u dan ook voor uw moeite.
Met de meeste hoogachting,
R. Bal
Antwoord:
Geachte heer Bal,
Als u meer vragen en antwoorden over erfrecht en de afhandeling van een nalatenschap hebt aangeklikt, zult u regelmatig mijn opmerking zijn tegengekomen dat deze adviesrubriek niet bestemd is voor allerhande vragen op dat terrein. Dit is geen notariële adviesrubriek; ik ben geen notaris; ik weet er onvoldoende van af.
Ik probeer af en toe met wat gezond verstand mensen een beetje verder op weg te helpen. Maar daar houdt het verder mee op. Ik verwijs liever naar een (andere) notaris (dan die waar men vragen over heeft), dan dat ik mensen op het verkeerde spoor zet.
Ik kijk toch even naar uw vragen.
1) Het is zeker niet normaal dat een onderzoek naar de erfgenamen 3 jaar in beslag neemt, maar het is ook niet onmogelijk. Bijvoorbeeld wanneer erfgenamen zijn geëmigreerd, maar geen adres bekend is en de lokale autoriteiten in het buitenland niet of nauwelijks meewerken. Maar de notaris zal inzage (moeten) kunnen geven wat hij onderzocht heeft en wat daar zo tijdrovend aan was.
2) Ja, dit valt te controleren. Ik zou in eerste instantie een gesprek met de notaris voeren en vragen om samen met hem het dossier door te nemen. Voorts is er, als de notaris niet of onvoldoende meerwerkt, of wanneer u meen dat hij onjuist heeft gehandeld, een klachtenregeling. (Eigenlijk hebt u er zelf niets over te zeggen, uw grootouders (en andere erfgenamen) zijn belanghebbende. Maar u kunt hen natuurlijk wel bijstaan.
3) Geen idee. Mij lijken de kosten van een grafsteen overigens heel normale kosten, net als de begrafenis zelf. M.i. zouden ze ten laste van de nalatenschap moeten komen. Maar laat de notaris maar eens uitleggen waarom hij dat anders ziet.
4) Geen idee. Maar wat u moet 'de toestemming van de notaris' is niet maatgevend. Een notaris hoeft nergens toestemming voor te geven, tenzij hij als executeur-testamentair optreedt.
Ik heb voor u ook even op de site www.notaris.gekeken en daar (op http://www.notaris.nl/knb/klachtenregeling/index.html) het volgende gevonden, wanneer men vragen heeft of niet trevreden is:
Niet tevreden?
A. Algemeen
B. Hulp van de KNB door schriftelijke uitwisseling standpunten
C. Een klacht indienen bij de kamer van toezicht
D. Samengevat
A.
Niet iedereen is altijd tevreden over zijn notaris. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de afwikkeling van een nalatenschap te lang duurt en de notaris niet uitlegt waar dat aan ligt. Het kan ook zijn dat iemand van een notaris een andere behandeling verwacht of diens declaratie te hoog vindt. Dat zijn zaken die uiteraard bespreekbaar zijn. Aarzelt u daarom niet uw ontevredenheid openlijk met de notaris zelf te bespreken. Wanneer dat geen oplossing biedt kunt u overwegen een klacht in te dienen.
De 'kamer van toezicht' is de instantie die het wettelijk tuchtrecht zoals geregeld in de Wet op het Notarisambt (hierna: de Notariswet) toepast. De kamer van toezicht is echter niet bevoegd te beslissen in geschillen over declaraties. Deze geschillen moeten worden voorgelegd aan de voorzitter van het bestuur van de 'ring' waartoe de notaris behoort. Zie voor meer informatie het onderdeel notariskosten op de site www.notaris.nl. Voor alle duidelijkheid: ook voor juridische geschillen of voor vergoeding van eventuele schade kunt u niet bij de kamer van toezicht terecht en dient u zich te wenden tot de gewone (civiele) rechter.
Wanneer een open gesprek over uw klacht met de betreffende notaris niet tot een oplossing leidt, kan met hulp van de Koninklijke Notariële Beroepsvereniging (KNB) getracht worden via een schriftelijke uitwisseling van wederzijdse standpunten alsnog tot een oplossing te komen. U kunt deze hulp alleen schriftelijk dwz per reguliere post aanvragen. Een brief aan de KNB, waarin u kort uiteenzet waarom het gaat, is voldoende. Het postadres is: Postbus 16020, 2500 BA Den Haag.
Na ontvangst van de brief zal de KNB de notaris op de hoogte brengen van het feit dat inlichtingen over een bepaalde zaak worden gevraagd of dat een cliënt het voornemen heeft een klacht tegen hem in te dienen. De notaris zal worden gevraagd de zaak van zijn kant schriftelijk toe te lichten. Met hulp van de KNB zal worden getracht via schriftelijke uitwisseling van standpunten het contact tussen klager en notaris te herstellen. In de praktijk blijkt dit in veel gevallen een succesvolle wijze om het conflict via een informele weg op te lossen.
C.
Een klacht indienen bij de kamer van toezicht
In de Notariswet is het wettelijk tuchtrecht over de notaris en de kandidaat-notaris geregeld. De kamer van toezicht past deze tuchtrechtregels toe. Deze bij wet ingestelde instantie bestaat uit vijf personen. De president van de rechtbank is voorzitter. Verder maken van de kamer deel uit twee leden die door de Minister van Justitie zijn benoemd. Een van deze twee leden is een kantonrechter, de ander is bij voorkeur een inspecteur van de registratie en successie. De twee overige leden zijn notaris of kandidaat-notaris in het betreffende arrondissement. Zij worden gekozen door hun collega's.
Iemand die een klacht wil indienen tegen een (kandidaat-)notaris moet dit schriftelijk en met redenen omkleed doen bij de kamer van toezicht. De kamer van toezicht is gevestigd op hetzelfde adres als de rechtbank in het arrondissement waar de notaris is gevestigd. Wie moeite heeft met de formulering van de klacht, kan de secretaris van de kamer, die ook op de rechtbank te vinden is, vragen te helpen de klacht op schrift te stellen. Een klacht kan slechts worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de klager van het betreffende handelen of nalaten van de (kandidaat-)notaris kennis heeft genomen.
Na ontvangst bekijkt eerst de voorzitter van de kamer van toezicht de zaak. Hij kan afwijzen de klachten die kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond zijn of klachten die naar zijn oordeel van onvoldoende gewicht zijn. De reden van de afwijzing moet hij aan de klager meedelen. De voorzitter van de kamer van toezicht kan ook van mening zijn dat een klacht vatbaar is voor een minnelijke schikking. Partijen worden hiertoe opgeroepen. Komt een minnelijke schikking tot stand dan wordt deze op papier gezet en door partijen en de voorzitter ondertekend.
De klager kan tegen de afwijzing van zijn klacht door de voorzitter binnen veertien dagen na verzending van de kennisgeving in verzet komen bij de kamer van toezicht. Hij dient daarbij gemotiveerd aan te geven met welke overwegingen van de voorzitter hij zich niet kan verenigen en kan de kamer vragen over zijn verzet te worden gehoord. Bevestigt de kamer de beslissing van de voorzitter dan is daartegen geen hoger beroep meer mogelijk.
Verklaart de kamer het verzet gegrond en neemt deze de klacht wel in behandeling dan wordt een onderzoek ingesteld. Ditzelfde gebeurt indien de voorzitter meteen besluit dat de klacht geschikt is voor behandeling door de volledige kamer. Beoordeeld wordt of de (kandidaat-)notaris tegen wie een klacht is ingediend, zijn plichten verband houdende met de notariële beroepsuitoefening heeft verwaarloosd of zich schuldig heeft gemaakt aan handelen of nalaten in strijd met de zorg die hij behoort te betrachten. Ook gaat de kamer na of sprake is van enig handelen of nalaten dat een behoorlijk (kandidaat-)notaris niet betaamt.
De behandeling van de klacht door de kamer van toezicht ter zitting geschiedt in het openbaar, tenzij de kamer om gewichtige redenen beveelt dat de behandeling geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren plaatsvindt. De klager heeft het recht zich door een raadsman te laten bijstaan. Deze hoeft geen advocaat te zijn.
Maatregelen door de kamer De kamer van toezicht kan, indien zij oordeelt dat een tegen een (kandidaat-)notaris gerezen bedenking gegrond is, een van de volgende maatregelen nemen.
De kamer kan de notaris:
1. waarschuwen
2. berispen
3. schorsen in de uitoefening van zijn ambt voor maximaal zes maanden
4. afzetten.
De kamer kan de kandidaat-notaris:
1. waarschuwen
2. berispen
3. voor bepaalde of onbepaalde tijd de bevoegdheid ontzeggen om voor een notaris in te vallen ("waar te nemen"). Het is ook mogelijk dat de kamer van toezicht de bedenking tegen de (kandidaat-) notaris gegrond verklaart zonder een maatregel op te leggen.
U kunt tegen de uitspraak van de kamer van toezicht in beroep gaan bij het gerechtshof Amsterdam binnen dertig dagen na de dag van verzending van de aangetekende brief waarin de beslissing van de kamer wordt meegedeeld.
De klachtenbehandeling door de kamer van toezicht en de beroepsprocedure bij het gerechtshof zijn gratis.
D.
Samenvatting
Indien iemand van mening is door toedoen van een (kandidaat-)notaris schade te hebben ondervonden en er niet in slaagt om met de notaris zelf een regeling te treffen, kan hij daarvoor niet terecht bij de KNB of de kamer van toezicht. Een vordering tot schadevergoeding kan worden ingediend bij de gewone rechter. Voor een procedure bij de rechtbank is inschakeling van een advocaat verplicht. Voor advies over deze procedure kunt u zich ook wenden tot de Bureau's rechtsbijstandvoorziening of de consumentenorganisaties. Voor meer informatie over beslechting van declaratiegeschillen door de ringvoorzitter: zie elders op de site www.notaris.nl.
mr W.G.H.M. van der Putten
4 december 2002
