Weigering kopie identiteitsbewijs te geven (BSN, identiteitsfraude, verbod)

17 december 2013

Vraag nummer: 36779

Voor het eerst heeft iemand bij ons crematorium (in eerste instantie) geweigerd om een kopie van zijn legitimatie te laten maken toen deze de as van zijn overleden echtgenote kwam halen.
Hij wilde hem wel tonen maar niet laten kopiëren.
We hebben hem kunnen overhalen door hem te melden dat wij dit doen om het kopie op te slaan in zijn Dossier, een veiligheid vanuit onze kant dat de juiste persoon de as heft opgehaald en om aan te tonen aan derde als deze ook de as op had willen halen.
Mijn vraag is, mogen wij een kopie maken van de legitimatie?

Antwoord:

Geachte heer,

Die betreffende persoon heeft gelijk. Hij had u geen kopie moeten laten maken.

Ik lees op de site www.rijksoverheid.nl: "Een bedrijf of instelling mag niet van u eisen dat u uw identiteitsbewijs laat kopiëren, tenzij u er wettelijk toe verplicht bent. Als er geen wettelijke verplichting is, vraag dan waarom het noodzakelijk is dat u een kopie van uw identiteitsbewijs afgeeft. Het noteren van het soort identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs is vaak voldoende om u te legitimeren."

In uw geval is het inderdaad heel verstandig om van de betreffende persoon te verlangen dat hij zich legitimeert voordat u de asbus meegeeft. Maar het is niet nodig en zelfs niet wenselijk om een kopie van dat bewijs te hebben en te bewaren. Dat is overdreven bureaucratie, want het heeft voor u geen functie. Als u in uw administratie noteert dat de asbus is meegegeven met een persoon die zich heeft gelegitimeerd met een identiteitsbewijs en u het type bewijs (bijvoorbeeld paspoort of rijbewijs) en het nummer van het identiteitsbewijs (let op: niet het BSN) noteert, hebt u voldoende zekerheid.

Over het risico van identiteitsfraude staan vele waarschuwingen op de site van de Rijksoverheid. Bijvoorbeeld http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/paspoort-en-identificatie/identiteitsfraude/toolkit-misbruik-kopieen-identiteitsbewijzen
"Toolkit misbruik kopieën identiteitsbewijzen
Iedereen met een identiteitsbewijs kan met identiteitsfraude te maken krijgen. Fraudeurs maken vaak gebruik van de kopieën van identiteitsbewijzen. De meeste burgers zijn zich niet bewust van het risico dat zij lopen als zij een kopie afgeven."

Natuurlijk zal uw crematorium nooit zelf bewust misbruik maken van een kopie van een legitimatiebewijs. Maar wie weet of u ooit een medewerker krijgt die in geldnood zit en die brood ziet in identiteiten die in uw administratie voor het grijpen liggen? Of wat als bij een inbraak gegevens uit dossiers gestolen worden?

Begraafplaatsen hebben tegenwoordig ook wel de neiging om van mensen hun BSN (Burger Service Nummer) te vragen. Lekker handig om iemand later weer te kunnen vinden als het grafrecht verlengd moet worden. Maar ook dat mag niet.
Begraafplaatsen en crematoria mogen geen BSN vragen (ook niet in de vorm van een kopie van een identiteitsbewijs). Er bestaat een overzicht van organisaties die gerechtigd zijn het burgerservicenummer (BSN) te gebruiken. Het overzicht is o.a. te vinden via de site www.rijksoverheid.nl.
Het kenmerk van het mogen gebruiken van het BSN is dat er een wettelijke grondslag voor is en dat het nummer gebruikt wordt voor de uitwisseling van gegevens met andere organisaties. Zoiets is bij begraafplaatsen en crematoria niet aan de orde.

Met vriendelijke groet,

mr W.G.H.M. van der Putten


TIP
Vergelijk offertes van uitvaartondernemers via de nieuwe site Uitvaartmarkt.nl

TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages - kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden (klik hier).
Bijvoorbeeld: Wie is verantwoordelijk voor de kosten van de uitvaart?