Wat moet er in het register?
1 oktober 2008
Vraag nummer: 5710 (oude nummer: 11359)
De gemeente is verplicht een register bij te houden van de begrafenissen die plaatsvinden op haar begraafplaatsen. Bij ons gebeurd dit zowel electronisch als met een boek. Mijn vraag is of er ergens is vastgelegd welke gegevens moeten worden opgenomen in dit register en dan met name hoe? Zo wordt bij onze afd burgerzaken bijv. vaak genoteerd datum van overlijden 02-02-08 Later is dan niet meer te zien of dit 1908 of 2008 is. De grafdelvers houden ook een boek bij, maar zij schrijven daarin uitsluitend de datum van begraven. Niet handig dus, daar zijn we al achter. Zijn er voorschriften wat er wel en niet in het register moet worden opgenomen?
Antwoord:
Geachte heer of mevrouw,
De wettelijke eisen inzake de registratie van begrafenissen zijn summier.
Artikel 27, lid 1, Wet op de lijkbezorging zegt:
De houder van een begraafplaats houdt een register van alle daar begraven lijken, met een nauwkeurige aanduiding van de plaats waar zij begraven zijn.
Wanneer een asbus wordt begraven zijn de eisen veel uitgebreider: Artikel 65, lid 1, Wet op de lijkbezorging luidt:
De houder van een plaats van bijzetting houdt een register van alle daar bijgezette asbussen. Bij algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent de gegevens die in het register worden vastgelegd.
De bedoelde 'algemene maatregel van bestuur' is het Besluit op de lijkbezorging. En dat bepaalt in artikel 10, lid 2:
2. Het register, bedoeld in artikel 65, eerste lid, van de wet vermeldt:
a. de naam en voornamen van de overledene, onderscheidelijk de naam van de doodgeborene, alsmede het registratienummer van de asbus;
b. de naam en het adres van de houder van het crematorium waar de verbranding heeft plaatsgevonden;
c. de plaats van bijzetting van de asbus;
d. in het voorkomende geval, de plaats van bestemming van de as;
e. in het voorkomende geval, de naam en het adres van de persoon aan wie de asbus ter beschikking is gesteld.
In het geval dat een overledene wordt begraven, zijn de eisen dus slechts summier, voor wat betreft het wettelijke register. Er moet bekend zijn wie begraven is en waar.
Het register is eigenlijk gewoon een onderdeel of een element van de administratie die je als begraafplaatshouder moet voeren. En die behoort mijns inziens tamelijk uitgebreid te zijn. Ik zou daar in opnemen alle gegevens die van de overledene bekend zijn van het verlof tot begraven, te weten:
- naam
- voornamen
- geboortedatum en -plaats
- datum van overlijden
- laatste woonplaats
- soort graf
- plaats van het graf
- gegevens rechthebbende eigen graf of gebruiker/contactpersoon algemeen graf, zoals naam en adres en eventuele relatie tot de overledene.
Het verdient zeker aanbeveling om jaartallen voluit te schrijven en niet af te korten, dus niet 08 te schrijven als je 2008 bedoelt. Want er worden ook honderdjarigen begraven en de begraafplaatsadministratie kan meerdere eeuwen omvatten.
Regels zijn hier niet voor, maar het is een kwestie van gezond verstand.
Ook is het verstandig een omvangrijk archief aan te houden en zeker al oude beheersverordeningen, heffingsverordeningen en ook al individuele beschikkingen en correspondentie over overdracht van rechten e.d. altijd te bewaren. Het blijkt maar al te vaak dat zulke gegevens op een bepaald moment node gemist worden.
Het register is eigenlijk een theoretisch begrip. Het zijn gewoon bepaalde minimum-gegevens in de administratie. Maar de gegevens van het register zijn openbaar, in die zin dat iedereen ze altijd mag opvragen. De rest van de administratie is niet openbaar. Dat wil niet zeggen dat ze geheim zijn. Een steenhouwer die namen en adressen zoekt van rechthebbenden om hen een aanbieding te sturen, mag u die gegevens niet verstrekken. Maar een (achter)kleinkind dat wil weten welk (ver) familielid rechthebbende is van het graf van (over)grootvader, kan men dat gerust vertellen.
De controle van de grafdelvers om zelf ook bij te houden wie ze wanneer begraven, lijkt mij ook erg verstandig. Het is de perfecte aanvulling van de controle van documenten bij het aanleveren van een kist op de begraafplaats. En natuurlijk moet het boek van de grafdelvers periodiek met de administratie op het gemeentehuis worden vergeleken.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
