Opschonen van de begraafplaats + administratie
26 augustus 2003
Vraag nummer: 2422 (oude nummer: 2965)
Geachte heer van der Putten,
Ik ben al eens aan het zoeken geweest op internet, maar kan eigenlijk niet goed vinden wat ik zoek. Ik wil dan toch eigenlijk mijn vraag bij u neerleggen. (Het boekje van de LOB omtrent ruimen is reeds besteld).
Ik ben belast met het beheer (administratief) van de begraafplaats van een kleine gemeente, met een kleine begraafplaats en dus is deze taak eigenlijk een ondergeschoven kindje. Ik heb mijn best gedaan om uit de tot dan toe gevoerde administratie van graven te komen, maar het was echt een rommeltje. Dit zie je eigenlijk ook terug op de begraafplaats. Algemene graven liggen al meer dan 30 jaar en zijn nooit geruimd, maar worden ook eigenlijk niet mee ronderhouden, de bomen groeien boven je hoofd en struiken overwoekeren andere graven (die ook niet onderhouden worden, maar dat terzijde).
Nu wil ik eigenlijk eens schoon schip maken op de begraafplaats. Een heel aantal graven (eigen en algemeen) hebben geen geldend grafrecht of grafrust meer. Sommigen omdat de nabestaanden/rechthebbenden niet te vinden zijn, andere omdat er gewoon nog niet geruimd is. Op dit moment liggen er graven van mensen die al 30 jaar braaf betalen voor hun graf, naast graven die al dertig jaar niet betalen. Dat lijkt mij niet juist. Ook vanwege ruimtegebrek zullen wij
moeten gaan ruimen.
Van een aantal rechthebbenden (dus eigen graven) heb ik geen gegevens kunnen vinden in de administratie of in de GBA. Ik ben van plan om in het mededelingenbord dat aan te geven, een bordje op het graf en een stukje in de krant. Wat kan ik nog meer doen? Hoe lang moet ik wachten met ruimen (de grafrechten zijn al verlopen).
Van andere nabestaanden (algemene graven) heb ik ook geen gegevens. Wat moet ik daar wettelijk gezien nog aan doen om ze te achterhalen?
In het verleden heb ik vaker getracht nabestaanden brieven te sturen om toch enigszins "orde" te scheppen op de begraafplaats, maar hoe ik het ook doe, telkens wordt ik toch beschuldigd van onvoldoende inleven, of juist bemoeizucht. Ik huiver nu al voor dit karwei van ruimen.
Is er ergens een database met hoe het beste brieven over bepaalde onderwerpen op te stellen dusdanig dat zij duidelijk en wettelijk juist zijn, maar zonder meteen mensen voor het hoofd te stoten? Ik begrijp dat dat niet altijd mogelijk is. Onlangs waren mensen weer boos juist omdat ik ze op de hoogte hield van de gang van zaken op de begraafplaats, maar ik wil in ieder geval zoveel mogelijk mijn best gedaan hebben.
Ik hoop dat u mij hier verder mee kunt helpen.
Alvast vriendelijk bedankt!
Antwoord:
Geachte mevrouw,
Ik hoef u al niet zo veel meer te vertellen, want het plan met het mededelingenbord, een bordje op het graf en een stukje in de krant, enfin u weet het al.
Normaal, als de administratie en het beheer van de begraafplaats op orde zouden zijn, zou dat allemaal niet nodig hoeven zijn. Dan kan direct na het aflopen van het grafrecht het monument worden afgenomen en is het graf beschikbaar voor heruitgifte. De ruiming van stoffelijke resten in het graf hoeft dan pas op het moment dat de plek feitelijk geschikt wordt gemaakt voor een volgende begraving.
Alleen nu de zaken zo lang versloft zijn, is een probleem ontstaan doordat het vertrouwen is gewekt dat er niets aan de graven zou gebeuren. En dan moet je voorzichtig zijn met de aanschrijvingen, de aankondigingen en de termijn waarop je een en ander moet plannen. In de regel is het verstandig om bordjes bij graven en mededelingen 1 jaar te laten staan en hangen. En dat natuurlijk ook in de administratie aan te tekenen en ook wat voorbeeld-foto's te maken.
Wat kan ik nog meer doen?, vraag u.
Wel, ik krijg uit uw vraagstelling de indruk - het kan helemaal fout zijn - maar ik krijg de indruk dat ik hier van doen heb met een tamelijk solistische actie van een ijverige medewerker. Daar is op zich niets mis mee. In de tijd dat ik zelf nog bij een gemeente werkte zou u met dit initiatief van mij een gratificatie hebben gehad. Maar er zitten ook andere kanten aan vast. En dan denk ik de bestuurlijke kant en de uitvoerende kant.
U doet het administratieve beheer. Maar als u graven wilt laten ruimen en de boel wilt laten opknappen, moet er ook een hechte samenwerking zijn met Openbare Werken of Groenbeheer of net welke dienst of afdeling het feitelijk beheer voert. Als u zegt tegen mensen dat ze moeten betalen, omdat het graf anders verdwijnt, dan moet inderdaad zo'n grafmonument ook weg. En niet nog eens een half jaar of langer blijven staan. Zeker in een relatief kleine gemeenschap als de uwe, ontstaat bij het uitblijven van actie na uw 'dreigende' brieven, de idee dat het allemaal wel losloopt. Het is heel belangrijk dat men ziet dat er direct actie volgt. Dáár wordt tijdens de bejaardensoos en bij de klaverjasclub over gekletst en uw brieven en de bordjes bij een graf worden opeens een stuk serieuzer genomen en mensen komen zich melden.
En dan zijn er altijd de klagers. Klagers die melden dat ze niets horen, klagers die melden dat ze te veel horen en mensen die vinden dat altijd alles maar gratis moet, etc. etc. U moet zorgen dat uw inspanningen ook bestuurlijk afgedekt zijn. Ofwel: de plannen om te ruimen, het traject van aanschrijven, bordjes plaatsen etc., moeten geaccordeerd zijn door het college. Waarschijnlijk hebt u daar ook voor gezorgd. Maar dan moet u zich niet zoveel aantrekken van klachten van burgers. Wel natuurlijk openstaan voor terechte en opbouwende kritiek, maar dan hoeft u zich niet ongerust te maken over de zeurkousen. Want dat is dan uw verantwoordelijkheid niet meer.
Juist omdat het op een aantal punten een ondankbare klus is, is die bestuurlijke dekking relevant. En ook relevant is dat de mensen later zien dát de begraafplaats is opgeschoond, dat meer mensen betalen en er min of meer automatisch vooral graven overblijven die worden bezocht en worden onderhouden.
U vraagt of er ergens een database is met model-brieven, die duidelijk en wettelijk juist zijn, maar ook van enig inlevingsvermogen getuigen. Welnu, die is er niet, maar komt er aan. Binnen de LOB is er een werkgroep, de "werkgroep Appeldam", die een verzameling aanlegt van model-brieven voor de denkbeeldige gemeente Appeldam. En ik ben er - ik zeg het maar heel onbescheiden - een beetje trots op dat die werkgroep zo genoemd wordt, omdat de gemeente Appeldam mijn 'uitvinding' is. In het boekje over opgraven en ruimen van de LOB, vindt u al enkele van dergelijke Appeldamse brieven. Men legt nu een hele collectie aan, waar later een boekje over zal verschijnen.
Als u daar niet op wilt wachten, kunt u contact opnemen met de bedrijfsconsulent van de LOB, ing. W. Zaalberg, die u wellicht al enkele voorbeelden kan geven. Zijn telefoonnummer is 078-6425048, en zijn e-mail bedrijfsbureau@begraafplaats.nl.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
