Als iemand overleden is, dient dit overlijden te worden aangegeven bij de burgerlijke stand van de gemeente waar het overlijden heeft plaatsgevonden. Door de gemeente wordt een akte van overlijden opgemaakt, waarvan een uittreksel wordt afgegeven.
Doorgaans doet de uitvaartverzorger de aangifte van overlijden. Nabestaanden kunnen dit echter ook zelf doen bij de gemeente waar het overlijden plaatsvond. Een uittreksel van de akte van overlijden is nodig om allerlei formele zaken te kunnen regelen. Zonder het uittreksel van de akte van overlijden kan geen kopie van het testament worden verstrekt, kan geen opgave vanuit het Centraal Testamenten Register worden gegeven, er kan geen huur worden opgezegd of een uitkering vanuit een levensverzekering worden aangevraagd.
De akte van overlijden is de akte die de Burgerlijke Stand opmaakt en wordt ingeschreven in het overlijdensregister. De akte van overlijden wordt ook wel de verklaring van overlijden genoemd. Het afschrift wat de gemeente afgeeft is officieel het uittreksel van de akte van overlijden, maar doorgaans gebruiken instanties de term “akte van overlijden.”
