Geachte heer Van der Putten,
binnenkort komt de rechthebbende een urn bij ons uit de urnmuur ophalen omdat de huurrechten zijn verlopen. Moet hiervoor een schriftelijk bewijs worden opgemaakt en ondertekend door de rechthebbende? (Ik ben nog maar pas administrateur van onze begraafplaats en heb dit nog niet eerder meegemaakt)
Antwoord:
Geachte mevrouw,
Dit is een goede vraag, die helaas zelden gesteld wordt. Wat mij doet vermoeden dat er niet altijd goed mee wordt omgegaan.
Ik heb een kort antwoord en een lang antwoord.
Het korte antwoord is:
Het ophalen van een urn moet altijd in de administratie worden opgenomen. En ook door wie dat gebeurt en waar die persoon woont. Het ligt voor de hand om daar ook voor te laten tekenen.
En nu volgt het lange antwoord:
Artikel 65 van de Wet op de lijkbezorging (Wlb) regelt in lid 1: "De houder van een plaats van bijzetting houdt een register van alle daar bijgezette asbussen. Bij algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent de gegevens die in het register worden vastgelegd."
De plaats van bijzetting kan een begraafplaats zijn, waar de asbus in een graf of in een nis in de urnenmuur bewaard wordt.
De bedoelde 'algemene maatregel van bestuur' is het Besluit op de lijkbezorging (Blb). In artikel 10, lid 2, aanhef en onderdeel e, van het Blb staat: "(in de aanhef:) Het register, bedoeld in artikel 65, eerste lid, van de wet vermeldt: (in onderdeel e:) in het voorkomende geval, de naam en het adres van de persoon aan wie de asbus ter beschikking is gesteld."
Het 'register' waar de Wlb en het Blb het over hebben, is gewoon de administratie. Ofwel: de administrateur moet die gegevens in de administratie opnemen. Die gegevens moeten voor eeuwig bewaard blijven, maar dat is een ander verhaal. Daar ga ik het nu niet over hebben, maar noem het wel even.
Wat is het verschil tussen de gewone gegevens in de administratie, zoals wie de rechthebbende is en of rekeningen betaald zijn, en de gegevens die als 'register' worden aangemerkt? Dat is dat de gegevens van het register openbaar zijn. Openbaar zijn betekent dat die gegevens altijd door iedereen mogen worden opgevraagd. 'Altijd' en 'iedereen' moeten letterlijk worden genomen: ook over 6 maanden, 6 jaar, 66 jaar of 666 jaar moeten die gegevens verstrekt kunnen worden aan iedereen die er naar vraagt: een ver familielid maar ook een volstrekt willekeurig persoon die of een bedrijf of instelling dat er naar vraagt. Mensen mogen dus later altijd vragen aan wie een asbus is afgegeven en waar die persoon toen woonde. Maar ze mogen niet vragen wie rechthebbende van de urnennis was en of die zijn of haar rekeningen wel tijdig betaalde. Nu ja, vragen staat vrij, maar de begraafplaatsadministratie is verplicht te vertellen wie de asbus kreeg, maar niet verplicht is te vertellen wie de rechthebbende was. Maar het is ook niet geheim en verboden om dat laatste te vertellen, zoals vaak ten onrechte wordt gedacht.
De begraafplaats is en blijft verplicht die gegevens te verstrekken. Als de begraafplaats niet meer bestaat, moeten het register worden bewaard in het archief van de gemeente, die dan de gegevens moet verstrekken. Dat hoeft overigens niet gratis. 'Openbaar' wil niet zeggen dat iedereen zelf in de administratie mag bladeren, maar dat de begraafplaatshouder verplicht is om in de administratie te kijken en dan te vertellen wat er in staat.
Het is geen noodzaak, gezien vanuit de Wet op de lijkbezorging, dat iemand een bewijs van ophalen van de asbus ondertekent. Maar gelet op het voorschrift van artikel 10, lid 2, aanhef en onderdeel e van het Blb is het wel nodig dat u de naam en het adres noteert van de persoon aan wie u de asbus ter beschikking stelt.
Omdat u die gegevens nodig hebt voor uw administratie/register en er voor in moet worden gestaan dat die gegevens ook kloppen, zou ik er inderdaad voor laten tekenen dat iemand een asbus in ontvangst neemt. Ook zou ik verlangen dat die persoon zich legitimeert met een rijbewijs of een andere legitimatie. Dat kan iemand al worden verteld als een afspraak wordt gemaakt om de urn op te halen.
Zo'n verklaring kan heel kort zijn:
X (naam, adres, tel.) heeft op ..... (datum) de asbus van ..... (naam en doopnamen overledene) in ontvangst genomen.
X heeft zich gelegitimeerd met behulp van diens rijbewijs / paspoort / anders (doorstrepen wat niet van toepassing is).
Handtekening van X
Naam en handtekening van administrateur of beheerder begraafplaats, die de asbus afgeeft en de identiteit controleert.
Het nummer van het rijbewijs of andere legitimatiemiddel hoeft niet te worden genoteerd. Dat is een gevoelig persoonsgegeven. Het zien en controleren daarvan is voldoende.
Ik zou van de verklaring een scan maken en die in de administratie bewaren. Dit is niet het type document waarvan het origineel bewaard moet worden, maar de naam en het adres van de ophaler moeten wel in de administratie te vinden zijn.
Spelregels
