Digitaal bewaren van papieren

21 november 2023

Vraag nummer: 67563

Hallo, als secretaris van een stichting die een parochiekerkhof beheerd heb ik een vraag. Bij elke begrafenis krijg ik allerlei papieren zoals verlof tot begraven van de gemeentes ,uitvaart bedrijven etc. Mijn vraag is moet ik die papieren allemaal fysiek bewaren of kan ik er ook een scan van maken en digitaal(PDF) bewaren en de fysieke papieren weg doen. Voor de gegevens van de overledenen hebben wij een online bedrijf die dat in een programma voor ons bewaart. Bij voorbaat dank

Antwoord:

Geachte heer,

U hoeft niet alle papieren fysiek te bewaren. Origineel getekende stukken zoals grafaktes die door de rechthebbende getekend zijn, zou ik nog wel fysiek bewaren voor de termijn dat de overeenkomst geldig is. Maar daar zou ik ook een PDF af maken, om een kopie te hebben voor het geval er brand uitbreekt of een kelder waar zulke stukken bewaard worden, onder water komt te staan (dat is niet zo heel lang geleden, ongeveer 15 jaar geleden meen ik, bij een gemeente langs de Nederrijn gebeurd).

Ik zou als ik uw bestuur was diverse kopieën van die bestanden op diverse plekken bewaren. Niet helemaal afhankelijk zijn van een extern bedrijf, maar zelf ook iets in de cloud zetten en/of een USB-stick bij een of meer bestuursleden thuis bewaren. En ook afspraken maken over het privacy-beheer van zulke bestanden.

Overigens moet u van alle personen die op uw begraafplaats begraven zijn geweest, tot in de eeuwigheid hun gegevens bewaren, met de precieze locatie waar hun graf lag. Zie artikel 27 lid 1 Wet op de lijkbezorging.
Het maken van duidelijke kopieën van begraafboeken en kaartenbakken lijkt me iets dat heel goed digitaal kan.

Er komen ook zaken bij kijken zoals privacybescherming en voorwaarden waaronder bedrijven persoonsgevoelige gegevens van uw relaties mogen beheren.
Wellicht heeft de Landelijke Organisatie van Begraafplaatsen tips op dit vlak.

Met vriendelijke groet,

mr W.G.H.M. van der Putten


TIP
Nieuwe site voor mensen die zelf de regie over hun overlijden in handen willen hebben:
www.exit.nl. Met:
- documenten voor medische beslissingen: euthanasieverklaring, volmacht, behandelverbod etc.;
- uitvaartwensen vastleggen;
- een eenvoudige crematie regelen.

TIP
Een uitvaart zoals u dat wilt, zonder compromisssen. Regel hier uw uw exclusieve begrafenis of crematie.

TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages – kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden.
Zoals: Hoe kan een graf voor eeuwig blijven bestaan?


TIP
Melden van overlijden. Landelijk gratis meldnummer overlijden: 0800-783 73 43.

TIP
Regel hier uw begrafenis of crematie.