Mailbox overleden werknemer

11 januari 2024

Vraag nummer: 67731

Hoe moet ik als werkgever bij een klein bedrijf omgaan met een mailbox van een overleden medewerker? Er is zo te zien niets geregeld bij overlijden. Bestaan er voorbeeldprotocollen voor werkgevers over dit onderwerp?

Antwoord:

De mailbox van een bedrijf, in gebruik door een werknemer, is in de basis eigendom van het bedrijf.
Steeds meer bedrijven nemen in een arbeidsovereenkomst op dat het mailaccount wel of niet privé gebruikt mag worden maar ook wat er mee gebeurd na een overlijden.
Soms vragen nabestaanden om kopieën van privéberichten uit de mailbox. Er geldt echter geen verplichting voor de werkgever om deze te verstrekken aan nabestaanden. Deze mails zijn zoals gezegd eigendom van de werkgever.

Uiteraard zal je (nog steeds binnenkomende) mail moeten checken of het zakelijk enige belang dient en wat de actie daarop moet zijn.
Hoewel de AVG niet van toepassing is op overledenen, kan er in de mail ook gesproken worden over andere persoonsgegevens. het zomaar delen van de mail kan dus een uitdaging worden, los van het feit dat je zakelijke bedrijfsinfo niet zomaar wil delen met bijvoorbeeld nabestaanden.

Vanuit goed werkgeverschap zou je mails als kopie kunnen delen met nabestaanden maar ik kwam een mooie vergelijking tegen van ICT Jurist Arnoud Engelfried: dit is hetzelfde soort argument als dat je een bepaald schilderij uit de kantoorruimte meegeeft omdat de overledene daar zo aan gehecht was. Het kan, het is prima en netjes, maar het is géén juridisch recht.